1. Fonun amacı nedir?

Dijital Dönüşüm Fonu’nun 2024 dönemini, sivil toplum kuruluşlarının (STK) dijital dönüşüm süreçlerini kapasite güçlendirme programları ve hibelerle desteklemek amacıyla European Bank for Reconstruction and Development (EBRD) ve Turkey Mozaik Foundation iş birliğiyle hayata geçiriyoruz.

Fon kapsamında desteklenmeye hak kazanan her bir STK’nın kurumsal hedefleri doğrultusunda dijital dönüşüm planı oluşturması ve uygulaması bekleniyor. Toplam 14 ay sürecek hibe programının ilk iki ayında STK’lara yönelik yön belirleyici, bilgilendirici ve yetenek geliştirici atölyeler ve toplantılar düzenlenecektir. Daha sonraki 12 ayda ise STK’lar hibeler, mentorluk, pro bono gönüllülerle ve diğer yetenek geliştirici çeşitli imkanlardan faydalanacaktır.

2. Başvuran kuruluşlarda aranan özellikler nelerdir?

• Türkiye’de kurulmuş dernekler, vakıflar, kooperatifler, sendikalar, vakıf üniversitesi uygulama ve araştırma merkezleri, federasyonlar/konfederasyonlar*
• En az bir senedir aktif olarak faaliyet yürüten kuruluşlar,
• 2023 gelirleri 40.000 TL ve 4.000.000 TL arasında olan kuruluşlar,
• Hibe programı ile ilgili süreç boyunca sorumlu olacak ve başvuru konusu ile ilgili deneyimi olan bir kişinin belirlenebildiği kuruluşlar
• Dijital yetkinlikler alanında deneyim, kurumsal kapasite ve vizyona sahip kuruluşlar.

(*) Meslek odaları, meslek birlikleri, barolar, sosyal yardımlaşma ve dayanışma vakıfları, şirketler, üniversiteler, kamu kurumları ve yerel yönetimler fondan yararlanamazlar. Ancak başvuru sahibi kuruluşların bu yapılarla işbirliği yapmaları mümkündür.

Tüzel kişiliğe sahip olmayan birlikteliklerin başvurularını tüzel kişiliğe sahip bir ev sahibi kuruluş aracılığıyla yapmaları gerekir. Bu durumda ev sahibi kuruluşun başvuru kriterlerini karşılıyor olması ve kurulan ortaklığa ilişkin bir iyi niyet sözleşmesinin/uzlaşı belgesinin başvuru aşamasında sunulması gerekir.

Her kuruluştan yalnızca bir başvuru kabul edilecektir. Birden fazla başvuru gönderen kuruluşun son başvurusu dikkate alınacaktır. Öte yandan, bir kuruluş birden fazla başvurunun ortağı olabilir.

Sivil Toplum için Destek Vakfı’ndan daha önce hibe desteği almış veya almakta olan kuruluşların başvurmasının önünde bir engel yoktur.

3. Dijital Dönüşümden ne anlıyoruz?

Fon kapsamında dijital dönüşüm kavramı aşağıdaki şekillerde tanımlanır:

• Kuruluşun faaliyetlerini çevrimiçi ortama taşımasından öte kurumsal alt yapılarını ve iş akışlarını dijitale taşıyabilmesi ve çalışır hale getirmesi,
• STK’nın kritik faaliyetlerini çevrimiçi ortama taşımasının yanı sıra ihtiyaç halinde hibrit modeller oluşturabilmesi (Örneğin, COVID-19 döneminde ve sonrasında birçok kuruluş gönüllü çalışmalarını çevrimiçi ortama taşıdı; ancak gönüllülerin hem birbirleriyle hem de kuruluşla olan ilişkisini güçlendirmekle ilgili sorunlar yaşandı. Bu nedenle saha faaliyetleri ve kuruluşların sahaları bu durumdan etkilendi.),
• Kuruluşun stratejik planı doğrultusunda ulaşmak istediği yere daha kolay gidebilmesinin araçlarını/yollarını üretebilmesi,
• Dijital araçları hangi amaçla kullanabileceğini anlaması ve uygulaması.

4. Başvurularda aranan öncelikli konular nelerdir?

Hibe programından faydalanacak STK’ların:

• Dijital dünyaya dair bilinmesi gereken özgür internet, yazılım, açık kaynak, veri gibi kavramların ve yaklaşımların öğrenmesi,
• Kurumsal ihtiyaçları doğrultusunda kuruluşun güçlenmesiyle ilgili dijitalleşme süreçleri planlaması ve uygulaması,
• Dijitalleşme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla alanda konuyla ilgili çalışan STK’lar, uzmanlar, vb. ile asgari düzeyde tanışıklık geliştirmesi amaçlanıyor.

Dijital Dönüşüm Fonu’na yapılan başvuruların odağında aşağıda yer alan yaklaşımlardan en az bir tanesinin yer alması beklenir:

1. Kurumsal verimliliği güçlendirmek,
2. Paydaşlarla iletişimi artırmak,
3. Gelir getirici hizmet ve ürün geliştirmek,
4. Verilerini, altyapısını ve ürünlerini farklı kurum ve kuruluşların kullanımına açmak amacıyla dijital dönüşüme ihtiyacı olan STK’lar.

Yukarıda bahsedilen yaklaşımlarla ilgili detaylı bilgilere aşağıdan ulaşabilirsiniz:

• Kurumsal Verimlilik: STK’nın bilgi ve veri ile ilişkisini iyileştirmesi ve/veya düzenlemesi aynı zamanda haritalama, veri tabanı oluşturma, yeni veri toplama biçimleri, yeni yazılımların satın alınması ve ekiplerin bu sürece uyumunun sağlanması gibi çalışmalar.
  • Dijital Stratejilerin Belirlenmesi: STK’nın hedef ve faaliyetlerine uygun dijital stratejileri belirleyebilmesi,
  • Veri Analizi ve Raporlama: Veri toplayabilmesi ve analiz edebilmesi, tahminleri/sonuçları iyileştirilmesi, veriler aracılığıyla kaynak geliştirebilmesi, tekrarlayan görevleri optimize edilmesi ve/veya otomatikleştirmesi amacıyla hizmetler/yapay zekâ (uygulamalar arası köprüler-zapier vb.) kullanabilmesi. Aynı zamanda STK’ların dijital verilerini düzenli analiz edilmesi ve raporlayabilmesi, stratejilerini düzenli olarak gözden geçirmesi ve geliştirebilmesi,
  • Yapay Zekâ Araçlarının Entegrasyonu: STK’nın yapay zeka tabanlı araçları entegre edebilmesi, kuruluş içi kullanımı yaygınlaştırması, rutin görevleri otomatikleştirmesi,
  • Veri Depolama: Verilerin ve uygulamaların herhangi bir konum ve cihazdan kullanabilecek şekilde depolaması ve bunlara erişmek için bulut bilişim sistemlerinin benimsenmesi ve kullanabilmesi,
  • Mobil Uygulamalar ve Dijital Araçlar/Uygun Teknolojiler: Mobil uygulamalar ve uygun teknolojilerin kullanımı ile faaliyetleri daha etkin ve verimli hale getirilmesi,
  • Siber Güvenlik: Hassas verilerin korunması ve siber tehditleri önlemek amacıyla siber güvenlik önlemlerine yatırım yapılması ve kullanılması,
  • Etik ve Yasal Kurallar: STK’ların dijital dönüşüm sürecinde uymaları gereken etik ve yasal kuralların bilinmesi ve yerine getirilmesi,
  • Ekip: Çalışanların yeni teknolojilere ve süreçlere uyum sağlamasına destek olacak dijital eğitim programlarının uygulanması.

• Paydaşlarla İletişimi Arttırmak: STK’nın kamuoyunu ve/veya hedef kitlesini hareketlendirebileceği iletişim altyapısı oluşturulması, savunuculuk çalışmalarında desteklemek amacıyla veri görselleştirme çalışmaları, mevcut bir programın dijital ortama aktarılarak dönüştürülmesi gibi çalışmalar.
  • İletişim Stratejisinin Belirlenmesi: STK’nın hedef ve faaliyetlerine uygun iletişim stratejilerini belirleyebilmesi,
  • Sosyal Medya Platformları: İletişimi ve işbirliğini geliştirmek amacıyla sosyal medya platformları, mobil uygulamalar ve çevrimiçi işbirliği araçları gibi dijital platformlardan ve araçlardan yararlanabilmesi,
  • İnternet Sitesi Tasarımı ve Yönetimi: STK’ya ait internet sitesinin düzenlenmesi ve güncellenmesi. İnternet sitesinin bilgilendirme, yönlendirme, bağış toplama gibi temel faaliyetler için kullanılması,
  • Toplu E-posta Hizmetleri: STK’nın farklı paydaşlarıyla iletişimini yazılı olarak sağlayabileceği iletişim listelerinin oluşturması ve toplu e-posta gönderimi yapabileceği hizmetleri kullanabilmesi. Bu kanallar üzerinden yayınlanabilecek e-bülten, faaliyet raporu, aylık podcast gibi içerikleri belirleyebilmesi,
  • İçerik Oluşturma: STK’nın sosyal medya görseli, video, podcast gibi dijital içerik üretebilmesi,
  • Kampanya Oluşturma: STK’nın çevrimdışı ortamda yürüttüğü/yürütmeyi planladığı kampanyaları çevrimiçi ortamlara da uygun olacak biçimde planlaması,
  • Dijital İletişim Etiketi: STK’nın dijital platformlar aracılığıyla yürüteceği iletişim ve paylaşım faaliyetlerinde uyulması gereken kuralları ve doğru davranış biçimlerini belirleyebilmesi.

• Gelir Getirme Potansiyeli Olan Ürün veya Hizmet Geliştirme: Bağışçı arayüzü, e-dükkân, kayıt temelli e-eğitim ve/veya e-sertifika programı oluşturması, bağışçı odaklı bilgilendirme için altyapı kurulması gibi çalışmalar.
  • Ürün-İçerik Satışı / E-ticaret: STK’nın kaynak yaratmak amacıyla e-ticaret imkanlarını kullanabilmesi,
  • Bağışlar, Bağış Sayfası, İnternet Sitesi: Dijital platformlar aracılığıyla bağış toplanabilmesi, bağışçılara yönelik dijital kampanyalar ve içerikler üretebilmesi,
  • Çevrimiçi Etkinlikler: STK’nın, dijital yollarla etkinlikler düzenlenebilmesi ve bu etkinlikler sonucunda gelir elde edebilmesi,
  • Reklamlar: STK’nın iletişim ve görünürlük faaliyetlerine uygun olarak reklam ve reklam yönetimi yapabilmesi,
  • Kitle Fonlama: Dijital platformlar üzerinde kitle fonlama kampanyaları düzenleyebilmesi ve projelere finansmanı sağlayabilmesi,
  • Sosyal Medya Gelirleri: Sosyal medya hesapları üzerinden düzenli olarak yayın yaparak gelir elde edilmesi. Ayrıca, sosyal medya hesapları üzerinden yürütülecek etkinliklerin bağış kanallarına yönlendirme yapabilmesi.

• Verileri, Altyapıyı ve Ürünleri Başkalarının Kullanımına Açmak: Kullanılan dijital altyapıların ve toplanan verilerin, farklı STK’ların da kullanımına sunulmasını içeren çalışmalar.
  • Dijital Altyapıların, Ürünlerin Farklı STK’lar için Kullanıma Açılması: STK’ların geliştirdikleri ve kuruluşları için kullandıkları dijital altyapı ve ürünlerin farklı STK’ların kullanımına açılması ve kullanımla ilgili deneyimlerin paylaşılması,
  • Oluşturulan ve Toplanan Verilerin Açık Kaynak Olarak Paylaşılması: Kuruluşlar tarafından toplanan ve kullanılan verilerin, herkesin kullanıma uygun açık kaynak kodlu teliflendirilmesi ve farklı kuruluşların kullanımına sunulması.

Bu listedeki öneriler sadece örnek olması amacıyla paylaşılmıştır. Alandaki ihtiyaçlar doğrultusunda farklı içerikteki çalışmalar için de başvuru yapılabilir.

5. Hibe ve kapasite güçlendirme süreçleri nasıl olacak?

Toplam 14 ay sürecek olan hibe programı kapsamında desteklenecek STK’lar çeşitli atölyeler, mentorlar, uzman buluşmaları ve farklı yetenek güçlendirici faaliyetlerle desteklenecektir.

• İhtiyaç Belirleme Dönemi: Hibe programının ilk iki ayında desteklenecek STK’ların dijital dönüşüm açısından güçlenmesi amacıyla çeşitli eğitimlerin, atölyelerin, ihtiyaç belirleme toplantılarının tamamlandığı aynı zamanda proje bütçelerinin revize edildiği dönemdir. İhtiyaç belirleme dönemi süresince kuruluşların aşağıda detayları paylaşılan çevrimiçi toplantılara ve kuruluş bazlı ihtiyaçlara göre planlanacak farklı toplantılara katılımı beklenir. Hibe sürecinde gerçekleştirilen tüm faaliyetler çevrimiçi olacaktır.

• Hibe açılış toplantısı,
• STK’larla birebir görüşmeler,
• En az üç atölyeye katılım,
• İki adet buluşmadan oluşan ihtiyaç belirleme toplantıları,

Not: İhtiyaç Belirleme Dönemi’ni tamamlamayan kuruluşlar önerdikleri çalışmalar için bir sonraki aşamaya geçemeyecektir. 

• Geliştirme ve Uygulama Dönemi: İhtiyaç Belirleme Dönemi’ni tamamlayan STK’ların en fazla 12 ay süreyle hazırladıkları dijital dönüşüm planını hayata geçirdiği dönemdir. Bu dönemde finansal destekle beraber aşağıdaki kapasite güçlendirme destekleri de sağlanıyor.
  • Mentorlarla  tanışma ve birlikte çalışma toplantıları,
  • Sivil Toplum için Destek Vakfı  ekibiyle düzenli toplantılar,
  • İzleme ve değerlendirme uzmanı ile toplantılar,
  • İhtiyaca yönelik uzman buluşmaları,
  • Değerlendirme ve kapanış toplantıları.

Not: Fonun sadece finansal bir hibe programı olmadığını, kapasite güçlendirme desteğinin de hibenin ayrılmaz bir parçası olduğunu vurgulamak isteriz. Bu nedenle başvuru sahibi kuruluşların ilgili insan kaynağı ve ayrılması gereken zaman konusunda hazır olarak başvurmalarını öneririz. 

6. Dijital dönüşüm planının uygulama süresi ne kadar olmalı?

Kuruluşlar tarafından önerilecek dijital dönüşüm planının süresi en az altı, en fazla 12 ay olması beklenir. İki aylık eğitim ve ihtiyaç belirleme süreci bu süreye dahil değildir.

7. Hibe almaya hak kazanan kuruluşlara hibeler ne zaman aktarılacak?

Desteklenecek çalışmaların en erken Ocak 2025 tarihinde başlaması ve en geç Aralık 2025 tarihinde sonlanması gerekir.

8. Fondan en fazla ne kadar hibe talep edebiliriz?

Dijital Dönüşüm Fonu’na yapılacak başvurular için üst hibe sınırı 210.500 TL’dir.

Dijital Dönüşüm Fonu kapsamındaki deneyimimiz bütçelerin çoğunlukla döviz bazlı dijital hizmet ve servis alımları içerdiğini gösteriyor. Size sağlayacağımız hibe miktarının değişemeyeceğini göz önünde tutarak bütçe kalemlerinizi faaliyetlerinizin öngördüğünüz sürede gerçekleşmesini mümkün kılabilecek şekilde planlamanızı öneririz.

9. Fonun toplam büyüklüğü nedir?

Fon kapsamında STK’lara dağıtılacak hibenin toplam tutarı en az 1.684.000 TL’dir. Değerlendirme Komitesi, kriterler çerçevesinde ve gerekli gördüğü takdirde yapılan başvuruları olumlu değerlendirmeme ya da dağıtılacak hibe miktarını artırma veya azaltma hakkını saklı tutar.

10. Son başvuru tarihi nedir?

Başvurular için son tarih 11 Ekim 2024 Cuma günü saat 18:00’dir.

11. Hibe almaya hak kazanan kuruluşlar hibeyi ne zaman kullanabilir?

Sözleşmenin imzalanması için gerekli bilgi ve belgelerin başvuru sahibi tarafından sağlanması durumunda hibeler kuruluşlara dört taksit halinde aşağıdaki oranlar doğrultusunda banka hesabına havale yoluyla iletilecektir:

• Ön Ödeme:Toplam bütçenin %10’u,
• İlk Ödeme: Toplam bütçenin %50 ‘si,
• İkinci Ödeme: Toplam bütçenin %30’u,
• Son Ödeme: Toplam bütçenin %10’u, final raporunun kabulü sonrası.

12. Hibelerin harcanmasıyla ilgili hangi kurallar geçerlidir?

• Hibelerin sadece bu hibeyle ilgili harcamaların yapılacağı bir hesaba aktarılması gerekir. Tüm harcamaların fatura veya fiş karşılığı ve banka havalesi yoluyla yapılması gerekir. Desteklenen kuruluşların hibe kapsamında yaptıkları harcamaların faturalarını üç sene boyunca saklamaları gerekir. Gerekli görüldüğü takdirde, Sivil Toplum için Destek Vakfı tarafından mali denetleme istenebilir.
• Sivil toplum kuruluşları, belediyeler, kamu kurumları ve özel sektör ile eş finansman mümkündür ve teşvik edilir; ancak zorunlu değildir.
• İnsan kaynakları maliyetleri yasal vergileri ile beraber uygun harcama kalemi olarak kabul edilir.
• Üçüncü taraflara hibe vermek, nakdi destekleri ve/veya burs destekleri uygun bütçe kalemleri değildir.

13. Fonun görünürlük kuralları nedir?

Hibe alan kuruluşların internet sitelerinde hem Sivil Toplum için Destek Vakfı’nın hem de fonun paydaşlarının logolarına yer vermesi aynı zamanda hibe kapsamında yürütülecek iletişim faaliyetlerine destek vermesi beklenir. Detaylı görünürlük kurallarına buradan ulaşabilirsiniz.

14. Hibenin raporlaması nasıl yapılacaktır?

Hibeden faydalanan kuruluşların Sivil Toplum için Destek Vakfı tarafından kendileri ile paylaşılacak olan ara raporu ve final raporunu sözleşmede belirlenen takvime göre paylaşması gerekir.

Desteklenen kuruluşların hibenin etkisinin ölçülmesi amacıyla yapılacak izleme ve değerlendirme faaliyetlerine, görüşmelere ve anket çalışmalarına katılması beklenir. Ayrıca, Sivil Toplum için Destek Vakfı ve fon paydaşları tarafından STK’lara ziyaretler gerçekleştirilebilir ve proje izleme ve değerlendirme çalışmaları kapsamında ek görüşmeler talep edilebilir.

15. Başvuru formuna nasıl ulaşabilirim?

Ön hazırlık yapmak için başvuru formunu bilgisayarınıza buradan indirebilir ve başka bir dosyada başvurunuzu oluşturabilirsiniz. Böylece daha sonra başvuru formuna ilgili alanları kopyalayıp yapıştırarak ilerleyebilirsiniz.

Fonla ilgili sorularınızın cevapları internet sitemizin ana sayfasında yer alan Sıkça Sorulan Sorular bölümünde olabilir. Başvuru süreciyle ilgili yukarıda verilen bilgiler dışında sormak istediğiniz sorular varsa kurumsal@siviltoplumdestek.org adresi üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Başvuru formu: https://bit.ly/3X9Q5dQ

Örnek bütçe formatına buradan ulaşabilirsiniz.

Örnek zaman planına buradan ulaşabilirsiniz.