Türkiye’de bağışçılık kültürünün gelişmesine katkı sağlamak için bağışçıların öncelikleriyle sivil toplumun ihtiyaçlarını buluşturmak amacıyla 2015 yılında kurulduk. Türkiye’nin sosyal sorunlarının çözümü için bağışçılığın geliştirilmesine yönelik çalışmalar yapıyor; sivil toplumun yenilikçi ve sürdürülebilir çözümler üretmesine katkı sağlamak amacıyla farklı hibe programları ve kapasite güçlendirme çalışmaları yürütüyoruz.

Bağışçılarla sivil toplum arasında köprü olma misyonuyla çıktığımız bu yolda; Türkiye’nin sosyal sorunlarının çözümü için çalışan küçük ve orta ölçekli sivil toplum kuruluşlarıyla (STK) bireysel ve kurumsal bağışçıları bir araya getiriyor ve birbirlerinden öğrenmelerini destekliyoruz. Programlarımızı kapasitesi kısıtlı fakat sosyal etkisi yüksek, güvenilir, şeffaf ve hesap verebilir STK’larla ortaklıklar kurarak yürütüyor ve STK’larla ilişkilerimizi de bu doğrultuda geliştirmeyi önemsiyoruz.

Şeffaf iletişimin verimli bir hibe sürecinin en önemli faktörlerinden birisi olduğu bilinciyle hibe süreçlerimiz hakkında hem sivil alanı hem de bağışçılarımızı düzenli olarak bilgilendiriyor; STK’ların bu süreçte karşılaşabileceği herhangi bir soruna yönelik beraber çözüm üretebilmek için açık iletişimi teşvik ediyoruz.

Hibe programlarımızdan faydalanan STK’larla ilişkimizin genel çerçevesini yansıtan aşağıdaki bilgileri sizlerle paylaşmaktan mutluluk duyuyoruz.

İÇİNDEKİLER

I. Hibe Süreci

1. Hibe sözleşmesi
2. Hibe taksitleri
3. Hibe açılış toplantısı
4. Hibe kapanış toplantısı

II. Hibe Alan STK’lardan Beklentilerimiz

1. Görünürlük kuralları
2. İletişim faaliyetleri
3. Çalışma ve saha ziyaretleri
4. Değerlendirme anketi
5. Mali yönetim süreçleri

III. Raporlar

1. Raporlama yaklaşımımız
a. Rapordaki bilgilerin kullanılacağı mecralar
b. Geri bildirim
2. Raporlama formatımız
a. Ara rapor
b. Final raporu

IV. Sözleşmenin Sonlandırılması ile İlgili Durumlar

V. Kurum İletişim Bilgileri

I. HİBE SÜRECİ

1. Hibe sözleşmesi

Hibe sözleşmesi kuruluşlarla ilişkimizi çerçeveleyen ana metindir. Sağladığımız hibe desteğinin kapsamı, esasları, karşılıklı yükümlülükler, ödenme koşulları ve raporlara ilişkin tarihler hibe sözleşmesi çerçevesinde belirlenir

Hibe sözleşmesinin hazırlanabilmesi için desteklenen STK’nın burada yer alan bilgileri Vakıf ekibimizle paylaşması beklenir. İlgili bilgileri burada yer alan form üzerinden iletmeniz talep edilir.

❗️Hibe desteğinizin bir kısmının ya da tamamının Conservation Collective, Dalyan Foundation ve Türkiye Mozaik Foundation gibi kurumlardan biri veya birden fazlası tarafından sağlandığı yönünde bilgilendirildiğiniz durumlarda formda yer alan İngilizce bölümü de doldurmanız beklenir.

Form doldurulduktan sonra sözleşme Vakfımız tarafından hazırlanarak ilgili kuruluşlarla paylaşılır Sözleşmenin ekinde hibe çerçevesi, bütçe ve kuruluşun imza sirküleri yer alır. Sözleşmenin tüm sayfaları imza yetkilisi kişi tarafından paraflanır, son sayfası imzalanıp, kaşelenir ve aşağıda yer alan adrese gönderilir:

Sivil Toplum için Destek Vakfı
Çamlıca Köşkü Tekkeci Sok. No:3-5 34450 Arnavutköy
Beşiktaş / İstanbul

Vakıf yetkilimiz tarafından imzalanan hibe sözleşmesinin elektronik kopyası desteklenen kuruluşlara iletilir ve hibe süreci resmi olarak başlamış olur.

2. Hibe taksitleri

Hibe taksitleri sözleşmede yer alan tarihlerde ve belirlenen koşulların yerine getirilmesi şartıyla – aksi belirtilmedikçe – iki ya da üç taksit halinde desteklenen kuruluşun banka hesabına havale yoluyla iletilir:

• İlk Ödeme: Toplam bütçenin %50 ‘si, hibe sözleşmesinin imzalanmasının ardından,
• İkinci Ödeme: Toplam bütçenin %40’ı, ara raporun kabulü sonrası,
• Son Ödeme: Toplam bütçenin %10’u, final raporunun kabulü sonrası.

3. Hibe açılış toplantısı

Hibe almaya hak kazanan STK’ların ve fon paydaşlarının katılımıyla gerçekleşen bu toplantıda, kuruluşlar birbirleriyle tanışma imkânı elde eder ve kuruluşlara hibe süreçleri hakkında genel bilgilendirme yapılır. Hibe süreçleriyle ilgili detaylı bilgi edinmek için toplantıya katılım oldukça önemlidir.

4. Hibe kapanış toplantısı

Hibe sürecini tamamlamak amacıyla kuruluşlarla hibe sonu toplantısı gerçekleştirilir. Bu toplantıda her bir kuruluşla ayrı ayrı hibe süreci değerlendirilir ve hibe değerlendirmesi için kullanılan son form doldurulur. Bu toplantı final raporu, değerlendirme formu ve hibenin son taksiti kuruluşa gönderildikten sonra gerçekleştirilir.

II. HİBE ALAN STK’LARDAN BEKLENTİLERİMİZ

1. Görünürlük kuralları

– Logo kullanımı

Hibe desteği sağladığımız STK’ların aşağıda belirtilen alanlarda hem Sivil Toplum için Destek Vakfı’nın hem de- eğer varsa- fon paydaşının/paydaşlarının logolarının;

• İnternet sitesinde yer alan “Destekçiler”, “İş Birliklerimiz” “Katkıda Bulunanlar” gibi sayfaların altında,
• Hibe kapsamında üretilen basılı belgelerde, toplantı malzemelerinde ve/veya dijital mecralarda hibeyle ilgili kullanılan görsel ve videolarda destekçi kurumların logoların kullanılmasını yer verilmesi beklenir.
• Vakıf logolarına buradan ulaşabilirsiniz. Eğer aradığınız logo(lar) ilgili bağlantıda yer almıyorsa Vakfımızdaki ilgili kişiden bu logoları talep edebilirsiniz.
• Video, kitap, rapor gibi yayınlarda logo ile beraber aşağıdaki metnin kullanılması gerekir.

“Bu Bu yayın/video/internet sitesi (Lütfen size uygun olan ifadeyi belirleyiniz.), yayın Sivil Toplum için Destek Vakfı desteğiyle hazırlanmıştır. İçeriğinden yalnızca XXX sorumlu olup, herhangi bir şekilde destekçi kurumun görüşlerini yansıtmamaktadır.”

❗️Logonun (ların) basılı ve/veya dijital mecralarda kullanıldığı durumlarda Vakıf ekibiyle gokcuoglu@siviltoplumdestek.org adresi üzerinden iletişime geçilerek logoların kullanımı konusunda görüş alınması beklenir.

– Sosyal medya kullanımı

Desteklenen STK’ların hibe kapsamında yapacakları tüm paylaşımlarda hem Sivil Toplum için Destek Vakfı’nı hem de fon paydaşını (larını) var oldukları sosyal medya hesapları üzerinden etiketlemeleri beklenir. Böylece destekçi kurumlar kendi sosyal medya kanallarında gönderileri paylaşarak görünürlük çalışmalarınıza destek olabilir:

Facebook: https://www.facebook.com/siviltoplumdestek
Twitter: https://twitter.com/destekvakfi
Instagram: https://www.instagram.com/siviltoplumdestek/
Linkedin: https://tr.linkedin.com/company/sivil-toplum-için-destek-vakfı

2. İletişim faaliyetleri

Hibe desteği sağladığımız kuruluşları ve faaliyetlerini bağışçılarına ve diğer paydaşlarına tanıtmak amacıyla hibe süresince desteklenen kuruluşlarla bir adet yazılı röportaj gerçekleştiriyoruz. Genellikle 5 sorudan oluşan röportajlarda desteklenen kuruluşun çalışmaları, uzmanlık alanı, hibe verilen proje kapsamında hayata geçirilen faaliyetler ve hibenin kuruluşa katkısına dair bir değerlendirme içeren sorular yer alır. Sorular ilgili STK’ya e-posta yoluyla yazılı olarak iletilir.

Hibe alan STK’ların röportaj sorularına karşılıklı olarak anlaşılan tarihte ve eksiksiz olarak cevap vermesi beklenir. Yanıtlarla birlikte desteklenen projelerden yüksek çözünürlüklü fotoğraflar ve (varsa) röportaja konu olan görsel malzemelerin de paylaşılması beklenir.

• Röportaj cevapları Vakıf tarafından editöryel olarak düzenlenerek internet sitesine eklenir.
• Röportajlara resmi bir dil kullanımı ile cevap verilmesi beklenmez.
• Röportaj ile birlikte kullanılmak üzere Vakfın talep ettiği görsellerin yüksek kalitede ve yatay formatta olması tercih edilir.

İletişim çalışmaları için desteklenen kuruluşlardan talep edilen görsellerin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında paylaşım izninin alındığı kabul edilir. Bu konuda kişilerden izin alınmadıysa içerisinde kişilerin olmadığı ya da yüzlerinin görünmediği fotoğraflar paylaşılması beklenir.

Hibe programlarının tanıtımı için yapılacak yayınlarda (broşür veya tanıtım videosu vb.) faydalanıcı kuruluşlara ait çeşitli bilgilere (temel çıktıların ve hibenin etkilerinin anlatımı) yer verilir. Bu durumda kuruluşlar ile karşılıklı olarak anlaşılan koşullar ve çerçeve doğrultusunda faydalanıcı STK’ların ilgili çalışmalarda yer alması ve katkı vermesi beklenir.

3. Çalışma ve saha ziyaretleri

Türkiye gündemindeki toplumsal konuları ve sivil toplumun geliştirdiği çözüm önerilerini birlikte tartışmak, sivil toplum kuruluşları ile bağışçılarımızı bir araya getirmek ve bağışçılarımızın birbirlerini tanımalarına olanak sağlamak amacıyla yıl içerisinde saha ve çalışma ziyaretleri organize ediyoruz.

Bu ziyaretler bağışçılar ve STK’lar arasındaki ilişkileri geliştirmek, bağışçıların destekledikleri kuruluşları daha yakından tanımalarına ve ilişki geliştirmelerine olanak sağlamak, Sivil Toplum için Destek Vakfı ve bağışçıları arasındaki güven ilişkisini güçlendirmek ve Vakfın faaliyetlerimizi potansiyel bağışçılara tanıtmak amacıyla gerçekleştirilir.

Hibe desteği alan kuruluşların Vakfımız tarafından düzenlenen çalışma ziyaretlerine katılarak ya da saha ziyaretlerine ev sahipliği yaparak çalışmalarımıza destek olması beklenir. Çalışma veya saha ziyaretlerine katılan kuruluşların genel hatlarıyla kendilerini ve çalışmalarını tanıtması, hibe desteğinin çalışmalarına katkısıyla ilgili bilgi paylaşımında bulunması ve kendi uzmanlık alanına ilişkin mevcut durum ve gelişmeleri katılımcılarla paylaşması beklenir.

Çalışma ve saha ziyaretlerini STK’ların doğrudan kaynak geliştirebilecekleri etkinlikler olarak tasarlamamaktadır. Bu sebeple, ziyaretlere katılan ya da ev sahipliği yapan kuruluşların etkinlik sırasında kaynak geliştirme amaçlı bir çalışma yapmamaları talep edilir. Aynı zamanda, bu tür etkinliklerin bağışçıları harekete geçirmek ve kaynak yaratmak açısından olumlu sonuçları olduğu gözlemliyoruz. Ziyarete katılan bağışçılar tarafında böyle bir talep oluşması durumunda, Vakfı olarak STK’lara gerekli yönlendirme ve bilgilendirmeleri sağlıyoruz.

4. Değerlendirme anketleri

Sağladığımız hibe desteklerinin STK’larda yarattığı etkiyi ve değişimi daha iyi anlayabilmek için biri hibenin başında diğeri de sonunda olmak üzere iki adet değerlendirme anketi uyguluyoruz.

Anket sonuçları bir “başarı” ya da “başarısızlık” ölçütü olarak yorumlanmaz. Elde edilen sonuçlar karşılıklı öğrenme alanlarını artırmak ve Vakfın hibe programlarını güçlendirmek için yol gösteren bir içerik olarak değerlendirilir. Bu sebeple, anketi dolduracak kişinin hibeyle ilişkili süreçleri kuruluş nezdinde yakından takip eden biri olması ve ankette yer alan sorulara doğru, açık ve bilgi temelli cevap vermesi beklenir. Anket sonuçları – gizlilik ilkeleri doğrultusunda- yalnızca Vakfımız ekibi, Yönetim Kurulu üyeleri ve bağışçıları ile ortak bir değerlendirme yapmak amacıyla paylaşılır.

Hibe sürecinin başlangıcında doldurmanız gereken ön teste buradan; hibe sürecinin sonunda, final raporunuz onaylandıktan sonra doldurmanızı rica ettiğimiz son teste ise buradan ulaşabilirsiniz.

5. Mali yönetim

Hibe alan STK’ların mali yönetimini kolaylaştırmak amacıyla hazırladığımız dokümana buradan ulaşabilirsiniz. Bu mali yönetim belgesinde yer alan maddeler her hibe için geçerli olsa da fon bazlı ek uygulamalar talep edilebilir.

Tüm mali işlemlerinizde bu dokümanı referans almanızı beklenir, fakat destek aldığınız hibe kapsamında uygulanacak ek süreçlerle ilgili Hibe Koordinatörü ile iletişime geçmeniz önerilir.

III. RAPORLAR

Başta bağışçılarımız ve desteklediğimiz STK’lar olmak üzere alandaki paydaşlarımızla açık, şeffaf ve hesap verebilir şekilde bilgi paylaşmak amacıyla çeşitli raporlar hazırlıyor; bu raporları bağışçılarımızla ve sivil alanla paylaşıyoruz. Hazırlanan raporlar hem Vakıf ekibimiz hem de fon paydaşlarımız tarafından farklı iletişim çalışmalarında kullanılır.

Desteklediğimiz kuruluşlardan aldığımız raporlar aynı zamanda bağışçılarımıza yönelik hazırladığımız raporların birbirimizden öğrenmek, yapılan çalışmaları geliştirmek ve ilişkilerimizi güçlendirmek için önemli bir katkı sağladığına inanıyoruz.

1. Raporlama yaklaşımımız

   a.Rapordaki bilgilerin kullanılacağı mecralar

STK’ların raporlarında paylaştığı bilgiler Vakfımızın kurulma amacını yerine getirdiğini gösteren temel kanıtlar olma niteliği taşıyor. Vakıf olarak bu bilgileri – bazı bilgilerin gizlilik esasları temelinde ele alınması gerektiğinin de bilinciyle – derleyip düzenleyerek Vakıf içindeki kurullarımızla ve bağışçılarımızla paylaşıyoruz. Ayrıca bu raporlardan derlenen bilgileri Vakfın iletişim çalışmalarında da kullanıyoruz. Aynı zamanda bu raporlar hibe programı açtığımız alanların önceliklerini ve bu alanlarda çalışan STK’ların öne çıkan ihtiyaçlarını daha iyi anlamamızı sağlayarak başvuru dönemlerinde yararlandığımız bir kaynağa dönüşüyor.

   b.Geri bildirim

Desteklediğimiz STK’ların raporları ile ilgili geri bildirim vermeyi ve görüşlerimizi paylaşmayı önemsiyoruz. Hibe verdiğimiz kuruluşların raporlarını ve raporlama sürecini bir öğrenme aracı olarak görüyor; sorularımız, fikirlerimiz, geri bildirimlerimizle bu sürece katkı sunmayı önceliklendiriyoruz. Bunun için desteklediğimiz kuruluşların raporları ile ilgili geri bildirim vermeyi ve işbirliğimizi derinleştirmek amacıyla görüşlerimizi açık şekilde paylaşmayı tercih ediyoruz.

2. Raporlama formatımız

Yukarıdaki çerçevede raporları hazırlayan kişi(lerin) sorulara – kuruluşun adına ve kuruluşun bilgisi dahilinde – doğru, açık ve samimi şekilde cevap vereceğine ve bu şekilde karşılıklı olarak öğrenmemize olanak sağlayacağına inanıyoruz.

İstisnalar dışında Vakıf olarak, hibe verdiğimiz kuruluşlardan projeleri süresince iki kez (ara dönem ve final raporu) raporlama yapmalarını bekliyoruz. Ancak desteklenen çalışmayla bağlantılı bizlerin mutlaka bilmesi gereken gelişmeler olduğunda bu bilginin hemen paylaşılıyor olmasını da önemsiyoruz.

Ara dönem ve final raporlarının tarihleri desteklediğimiz kuruluşlarla imzaladığımız hibe sözleşmelerinde yer alıyor ve bu çerçevede gerçekleşiyor.

Kuruluşların yapacakları raporlamada destek aldıkları proje faaliyetlerine ilişkin özet bilgileri ve bütçedeki harcamalarını sunmalarını bekliyoruz.

Raporlamayla birlikte gerçekleşen faaliyetlerde çekilmiş yüksek çözünürlüklü fotoğrafları, kuruluşun logosunu ve varsa videoları paylaşmalarını da bekliyoruz.

Raporlamanın sözleşmede belirtilen tarihte yapılmasını önemsiyoruz. Raporlama ile ilgili gecikme yaşanmasının öngörüldüğü durumlarda, Sivil Toplum için Destek Vakfı ekibi ile görüşülerek yeni bir tarih belirlenmesine özen göstermenizi rica ediyoruz.

Raporlama sonucunda edinilen bilgileri değerlendirerek en fazla 15 gün içerisinde desteklediğimiz kuruluşlara geri bildirim veya onay vermeyi taahhüt ediyoruz. Geri bildirimlerimizi ve ek açıklama taleplerimizi raporlarınızı bağışçılarımız nezdinde daha anlaşılır hale getirmek amacıyla talep ediyoruz. Bu çerçevede, desteklediğimiz kuruluşların talep ettiğimiz ek bilgileri sağlamalarını ve/veya geri bildirimler doğrultusundaki değişiklikleri yapmalarını bekliyoruz.

Desteklediğimiz kuruluşların kaydettiği gelişmeler hakkında bilgi edinmek ve bu süreçteki öğrenimleri hakkında fikir sahibi olmak amacıyla aşağıdaki raporları talep ediyoruz.

   a.Ara dönem raporu

Ara dönem raporunda beyan edilen bilgiler doğrultusunda desteklenen projelerin gidişatı, bütçenin kullanımı, desteklenen kuruluşun çalıştığı alanda yaşanan gelişmeler hakkında bilgi edinmeyi amaçlıyoruz.

Hibelerin ikinci taksitini ara dönem raporunun onaylanmasından sonra STK’ya havale edilir.

Ara dönem raporu soruları:

– Hibenin başlangıcından itibaren geçen zamanda başvuru metninde yer alan faaliyetlerden hangilerini gerçekleştirdiğiniz konusunda bilgi verir misiniz?
Örnek 1: X – Y tarihleri arasında Z şehrinde yapılan 5 günlük eğitime XY kişi katıldı. Eğitimin ana başlıkları A, B ve C konularıydı.
Örnek 2: Kuruluşunuzun finansal kapasitesini geliştirmek amacıyla işe aldığımız personel X – Y dönemlerinde 17 kurumsal ziyaret, 1 AB fonu başvurusu yaptı. Bu ziyaretler sonucunda Vakfın X çalışmalarına Y TL bağış harekete geçirildi. Ayrıca XY yılı faaliyet raporunu bağışçılarımızla paylaştık (bağlantıya buradan ulaşılabilir).
– Bu süreçte yapmayı planladığınız çalışmalar ve faaliyetler ile gerçekleştirebildikleriniz arasında bir fark oldu mu? Olduysa, bu farkın ne olduğu ve neden kaynaklandığı hakkında bilgi verir misiniz?
– Hibenin kalan döneminde yaklaşım ve faaliyetlerde bir değişiklik yapmayı öngörüyor musunuz? Evetse, nedenini ve yapmayı düşündüğünüz değişiklikleri anlatır mısınız?
– Hibenin başlangıcından itibaren bütçede yer alan harcamalardan hangilerini, ne oranda gerçekleştirdiniz? Lütfen bu bilgiyi üstünde mutabık kaldığımız bütçe üstünde göstererek açıklayın.
– Hibeyi kullandığınız hesaba ait hareket dokümanını ekler misiniz?– Bu dönem hayata geçirdiğiniz faaliyetlerle ilgili fotolar, videolar, vb.

Ara dönem raporunu doldurmak için burada yer alan bağlantıyı kullanabilirsiniz.

   b.Final raporu

Bu rapor ile gerçekleştirilen çalışmalar, bütçenin kullanımı, desteklenen kuruluşun ve hibenin çalışılan alana katkısı hakkında bilgi edinmeyi amaçlıyoruz.

Hibelerin son taksitini final raporunun onaylamasından sonra ödüyoruz.

Final raporu soruları:

– Hibe kapsamında (ara rapor dönemi dahil) gerçekleştirdiğiniz tüm faaliyetler hakkında bilgi verir misiniz?
Örnek 1: X – Y tarihleri arasında Z şehrinde yapılan 5 günlük eğitime XY kişi katıldı. Eğitimin ana başlıkları A, B ve C konularıydı.
Örnek 2: Kuruluşunuzun finansal kapasitesini güçlendirmek amacıyla işe aldığımız personel X – Y dönemlerinde 17 kurumsal ziyaret, 1 AB fonu başvurusu yaptı. Bu ziyaretler sonucunda Vakfın X çalışmalarına Y TL bağış harekete geçirildi. Ayrıca XY yılı faaliyet raporunu bağışçılarımızla paylaştık (bağlantıya buradan ulaşılabilir).
– Ara dönem raporundan sonra faaliyetlerinizde değişiklik yapmanız gerekti mi? Evetse, bu değişikliklerin sebepleri ve yapılan değişiklikler hakkında bilgi verir misiniz?
– Sağladığımız hibe desteğini çalıştığınız alanda, kuruluşunuzda ve/veya hedef kitlenizde nasıl bir değişim yarattığını düşünüyorsunuz? Bu değişimi ortaya koyan örnekleri, ölçümleri ve somut verileri paylaşır mısınız?
Örnek 1: X – Y tarihleri arasında yaptığımız eğitim sonrası katılımcıların doldurduğu değerlendirme anketinin sonuçlarını da ekte ayrı bir dosya olarak bulabilirsiniz.
Örnek 2: Kaynak geliştirme için istihdamını sağladığımız personelin faaliyetleri sonucu kurumumuzun gelirleri Q TL olarak ve geçtiğimiz senenin aynı dönemiyle karşılaştırılınca %W artışla E TL olarak gerçekleşti.
– Tüm hibe sürecinde çalıştığınız alan, hedef kitleniz ve gerçekleştirdiğiniz faaliyetlerle ilgili kurumsal öğrenimlerinizi paylaşır mısınız?
– Geriye yönelik olarak düşündüğünüzde yaklaşımınız ve faaliyetlerinizde farklı yapmayı tercih edeceğiniz herhangi bir konu  var mı? Evetse, ne(ler) olduğunu ve sebebini açıklar mısınız?
– Bu çalışmayla ilgili önümüzdeki dönem neler yapmayı planlıyorsunuz?
– Hibe süresince yapılan çalışmayı, çalışmanın etkisini, vb. iyi anlattığını düşündüğünüz bir anekdot, olay, deneyim, vb. paylaşır mısınız?
Örnek 1: X eğitimindeki katılımcının doldurduğu değerlendirme formundan bir alıntı “Bu eğitim sonucu alanda neyi neden yapmamam gerektiğini kafamda daha iyi oluşturdum. Bu hem benim kişisel gelişim sürecim hem de ilişkide olduğum gençler nezdinde daha iyiyi arama yolculuğunda hep işime yarayacak.”
Örnek 2: Sivil Toplum için Destek Vakfı’nın sağladığı hibe desteğiyle bugüne kadar kaynak ve vakit ayırmadığımız bireysel bağışçı kitlemizi harekete geçirme çalışmalarımız düzene girdi. Böylece pandemi dönemi sonrasında hem kurumumuzun finansal sürdürülebilirliğini güvence altına almış olduk hem de bağışçı tabanımızı daha geniş bir tabana yayabildik.
– Hibe kapsamında yer alan harcamalardan hangilerini, ne oranda gerçekleştirdiğiniz konusunda bilgi verir misiniz? Lütfen bu bilgiyi üstünde mutabık kaldığımız bütçe üstünde göstererek açıklayın.
– Hibeyi kullandığınız hesaba ait hareket dokümanını ekler misiniz?
– Faaliyetlerinizi daha iyi anlayabilmemiz için eklemek istediğiniz fotoğraf, video, vb. dosyalar ve oluşturduğunuz diğer “materyaller” (rapor, rehber, vb.)

Final raporunu doldurmak için burada yer alan bağlantıyı kullanabilirsiniz.

❗️BİLMEKTE FAYDA VAR ❗️

Tecrübemiz doğrultusunda raporlama konusunda altını çizmek istediğimiz konuları aşağıda görebilirsiniz:

• Gerçekleşen faaliyetlerin hibe sürecine katkısı hakkında detaylı açıklamanın yapılması,
• Gerçekleşen faaliyetleri en ayrıntılı şekilde açıklamak amacıyla, mümkün olan en geniş kapsamda sayısal verilerle desteklenmiş olması  (kaç etkinlik, kaç kişiye ulaşıldı, hangi tarihlerde gerçekleşti ve toplam süre nedir, vb.),
• Bu faaliyetler sonrasında ne olduğu/olacağı konusunda açıklama yapılması,
• Gerçekleştirilemeyen faaliyetlerin nedenleriyle birlikte yazılması,
• Öngörülen değişiklikleri açıklamak için, güncellenmek istenen faaliyetlerin detaylı bir şekilde açıklanması,
• Yapılacak değişikliklerin bütçe üzerindeki etkisinin (değişen bütçe kalemleri) belirtilmesi,
• Yapılan işin kuruluşa ve kuruluşun hedef kitlesine etkisinin açıklanması.

IV. SÖZLEŞMENİN SONLANDIRIMASIYLA İLGİLİ DURUMLAR

Kuruluşunuz ile ilgili bir yolsuzluk, usulsüzlük iddiası ya da kuruluşunuz ile ilişkili bir taciz, vb. iddiası gündeme geldiğinde Vakfımız bu süreç ile ilgili iddiaları araştırmak ve mümkünse neticelendirmek üzere kurumsal olarak nasıl ele aldığınızla ilgilenir.

Bu çerçevede bu tür iddialarla ilgili kuruluş içi hangi mekanizmaların işletildiği, konuyla ilişkili kişilerin kurumla ilişkisinin (ilgili süreç sonuçlanana kadar geçici de olsa) hangi düzeyde devam ettiği ve kurumsal açıdan yargıya intikal eden bir girişiminizin olup olmadığı gibi konuların açığa kavuşturulması gerekmektedir. Vakfımızın bu ve benzer durumlarda beklentisi kurumunuzun şeffaf, bağımsız ve belirlenmiş bir süreç üstünden konuya yaklaşmasıdır.

Sizden gelen bilgilerin Vakfımızla kurumunuzun – hibe dahil – ilişkisini nasıl etkileyeceği, Vakfımızın Yönetim Kurulu’nda tartışılarak bir karara bağlanır.

V. KURUM İLETİŞİM BİLGİLERİ

Hibe süreçleriyle ilgili herhangi bir konuda (Bütçe, raporlama vs.) desteğe veya değişikliğe ihtiyaç duyuyorsanız birlikte çalıştığınız hibe koordinatörü ile doğrudan iletişime geçmenizi rica ederiz.

• Hakan Kahraman – hkahraman@siviltoplumdestek.org
• Özlem Ezgin – oezgin@siviltoplumdestek.org 

Hibe sürecinde gerçekleştireceğiniz tüm iletişim faaliyetleri için ise Gülten Okçuoğlu ile gokcuoglu@siviltoplumdestek.org adresinden iletişime geçebilirsiniz.