HİBE PROGRAMLARI SÜREÇLERİ BİLGİLENDİRME METNİ

Sivil Toplum için Destek Vakfı olarak, Türkiye’nin sosyal sorunlarının çözümü için bağışçılığın geliştirilmesi gerektiğine inanıyor, sivil toplumun yenilikçi ve sürdürülebilir çözümler üretmesine katkı sağlamak amacıyla farklı hibe programları yürütüyoruz.

Bağışçılarla sivil toplum arasında köprü olma misyonumuzdan yola çıkarak, hem bağışçılar hem de küçük ve orta ölçekli sivil toplum kuruluşları (STK) ile birlikte çalışıyoruz. Bu çerçevede, bağışçılarımızın yanı sıra sivil toplum kuruluşlarına karşı açık, şeffaf ve hesap verebilir olmayı önemsiyor ve bu yaklaşımımızı STK’larla ilişkilerimize de yansıtıyoruz.

Hibe verdiğimiz kuruluşları eşit paydaşlarımız olarak görüyor, yaptıkları çalışmaların önemine inanıyor ve bağışçılarımızın da desteğiyle bu çalışmaların gelişmesine katkı sağlayabildiğimiz için kendimizi şanslı hissediyoruz. Desteklediğimiz sivil toplum kuruluşları ile ilişkilerimizin karşılıklı güvene dayalı olması en büyük arzumuz. Birbirimizden öğrenmeye açık olarak ve bu ilişkileri şeffaf ve hesap verebilir şekilde yürütmek istiyoruz.

Hibe verdiğimiz çalışmaların asıl sahibinin desteklediğimiz sivil toplum kuruluşları olduğunu biliyoruz. Biz de Sivil Toplum için Destek Vakfı olarak, desteklediğimiz sivil toplum kuruluşlarının faaliyetlerini daha iyi şekilde hayata geçirebilmelerine yönelik maddi destek sağlıyoruz. Bu çerçevede, desteklediğimiz kuruluşlarla açık iletişim kurmanın önemine inanıyoruz. Eğer bir çalışma planlandığı gibi ilerlemiyorsa bunun nedenlerine çözüm bulmak ve gerekiyorsa ilgili hibenin çerçevesini değiştirmek dahil olmak üzere hibe verdiğimiz proje ve kurum ile ilgili her konuda diyaloğa açık şekilde ilerlemeyi önemsiyoruz.

Aşağıda hibe programlarımızdan faydalanan sivil toplum kuruluşlarıyla ilişkilerimizin çerçevesini şekillendirdiğini düşündüğümüz genel bilgileri sizlerle paylaşıyoruz. Bu dokümanda aşağıdaki başlıklar altındaki bilgilere ulaşabilirsiniz.

İÇİNDEKİLER

I. Hibe Süreci

1. Hibe sözleşmesi
2. Hibe taksitleri
3. Hibe açılış toplantısı
4. Hibe kapanış toplantısı

II. Hibe kullanan STK’lardan beklentilerimiz

1. Görünürlük kuralları
2. Röportajlar ve videolar
3. Çalışma ve saha ziyaretleri
4. Değerlendirme anketi

III. Raporlar

1. Raporlama yaklaşımımız
a. Raporların formatı
b. Rapordaki bilgilerin kullanılacağı mecralar
c. Geri bildirim
2. Raporlama Formatımız
a. Ara rapor
b. Final raporu

IV. Sözleşmenin Sonlandırılması ile İlgili Durumlar

V. Kurum iletişim bilgileri

I. HİBE SÜRECİ


1. Hibe sözleşmesi:

Hibe sözleşmesi, ilişkimizi çerçeveleyen ana metindir. Vakfın sağladığı hibe desteğinin kapsamı, esasları, karşılıklı yükümlülükler, hibenin ödenme koşulları ve raporlara ilişkin tarihler hibe sözleşmesi ile belirlenir.

Hibe sözleşmesinin hazırlanabilmesi için desteklenen sivil toplum kuruluşlarının buradaki bilgileri Sivil Toplum için Destek Vakfı ekibi ile paylaşması beklenir. (Dikkat: Eğer Vakfımız yetkilileri tarafından bilgilendirilerek eş finansman yoluyla TR Mozaik Foundation ya da Dalyan Foundation gibi işbirliği yaptığımız kuruluşlardan biri tarafından destekleneceğiniz konusunda bilgilendirilmişseniz formdaki İngilizce bölümleri de doldurmanız beklenmektedir).

İlgili bilgileri paylaşmak için lütfen buraya tıklayın.

Vakfımız hibe sözleşmesini hazırlar ve paylaşır. Sözleşmenin ekinde hibe çerçevesi, bütçe ve kuruluşun imza sirküleri yer alır. Sözleşmenin tüm sayfaları imza yetkilisi kişi tarafından paraflanır, son sayfası imzalanır ve aşağıda yer alan adrese gönderilir:

Sivil Toplum için Destek Vakfı
Çamlıca Köşkü Tekkeci Sok. No:3-5 34450 Arnavutköy
Beşiktaş / İstanbul

Sivil Toplum için Destek Vakfı’nın imza yetkilisi tarafından imzalanan hibe sözleşmesinin elektronik kopyası desteklenen sivil toplum kuruluşuna iletilir. Böylece hibe süreci resmen başlamış olur.

2. Hibe taksitleri:

Hibe taksitleri sözleşmede yer alan tarihlerde ve belirlenen koşulların yerine getirilmesi şartıyla – aksi belirtilmedikçe – 2 ya da 3 taksit halinde desteklenen kuruluşun banka hesabına ödenir. Bu çerçevede, birinci hibe taksidi sözleşmenin imzalanmasının ardından, ikinci hibe taksidi ara dönem raporunun Vakıf tarafından onaylanmasını takiben ve üçüncü hibe taksidi final raporunun onaylanmasının ardından ödenir.

3. Hibe açılış toplantısı:

Fondan hibe alan tüm kurumların ve fonun büyük bağışçılarının katıldığı bu toplantıda, kurumlar birbirleriyle tanışır ve hibe süreçleriyle ilgili genel bilgilendirme yapılır. Sürecin nasıl işleyeceğiyle ilgili bilgilenmek açısından toplantıya katılım çok önemlidir.

4. Hibe kapanış toplantısı

Hibe sürecini tamamlamak için kurumlarla hibe sonu toplantısı gerçekleştirilir. Bu toplantıda kurumla birlikte hibe süreci değerlendirilir ve hibe değerlendirmesi için kullanılan son form doldurulur. Bu toplantı final raporu, kapanış röportajı ve hibenin son taksiti kuruma gönderildikten sonra gerçekleştirilir. Bu toplantıdan sonra hibe sonu anketi de doldurulur ve hibe süreçleri tamamlanır.

II. HİBE ALAN SİVİL TOPLUM KURULUŞLARINDAN BEKLENTİLERİMİZ

Sivil Toplum için Destek Vakfı’nın hibe faydalanıcısı kuruluşlardan beklentilerinin çerçevesi hibe sözleşmesi ile tanımlanmıştır. Bu doğrultuda, Vakfın hibe desteği sağladığı kuruluşlardan temel beklentileri aşağıdaki gibidir:

1. Görünürlük Kuralları:

– Logo kullanımı:

Aksi bir durum oluşmadıkça Sivil Toplum için Destek Vakfı, hibe desteği verdiği kuruluşların internet sitelerinde logosuna yer verilmesini bekler, hibe desteği verdiği çalışmalar kapsamında üretilen basılı belgelerde, toplantı malzemelerinde ve/veya dijital mecralarda hibeyle ilgili kullanılan görsel ve videolarda logosunun kullanılmasını talep eder. Desteklenen kuruluşun internet sitesinde ya da dijital mecralarında “Destekçiler”, “İş Birlikleri” ya da “Katkıda Bulunanlar” bölümü varsa Vakfın logosu ve ismi eklenmelidir. Vakfın ismi Sivil Toplum için Destek Vakfı olarak kullanılmalıdır.

Video, kitap, rapor gibi yayınlarda logo ile beraber aşağıdaki metnin kullanılması gerekmektedir.

“Bu yayın Sivil Toplum için Destek Vakfı desteğiyle hazırlanmıştır. İçeriğinden yalnızca XXX sorumlu olup, herhangi bir şekilde destekçi kurumun görüşlerini yansıtmamaktadır.”

Hibe desteğinin (tamamının ya da bir bölümünün) Vakfın iş ortakları (örneğin: Turkey Mozaik Foundation, Dalyan Foundation ya da diğer bir özel sektör destekçisi) tarafından da sağlanması durumunda bu kurumların logosunun da benzer şekillerde ve Sivil Toplum için Destek Vakfı logosuna ek olarak kullanılması beklenir. Sivil Toplum için Destek Vakfı’nın (ve eğer hibenizi destekliyorsa diğer kurumların) logosuna buradan ulaşmanız mümkündür.

Sivil Toplum için Destek Vakfı ya da diğer paydaşlarının logolarının basılı ve/veya dijital mecralarda kullanıldığı durumlarda Vakıf ekibiyle iletişime geçilerek logonun kullanımı konusunda onay alınması gerekir.

– Sosyal medya kullanımı:

Hibe kapsamında desteklenen çalışmalara dair sosyal medya paylaşımlarında Vakfın ilgili sosyal medya hesapları etiketlenmelidir. Böylece Sivil Toplum için Destek Vakfı kendi sosyal medya kanallarında gönderilerinizi paylaşarak sizin de görünürlük çalışmalarınıza destek olabilir:
Facebook: https://www.facebook.com/siviltoplumdestek
Twitter: https://twitter.com/destekvakfi
Instagram: https://www.instagram.com/siviltoplumdestek/
Linkedin: https://www.linkedin.com/company/sivil-toplum-i%C3%A7in-destek-vakf%C4%B1/

Aynı logoda olduğu gibi eğer kurumunuz Vakfımızın fonlarına ortak olan bir kuruluş tarafından destekleniyorsa sosyal medya kanallarında Vakfımız dışında bu kuruma da referans vermenizi bekliyoruz.
Facebook: https://www.facebook.com/turkeymozaik
Instagram: https://www.instagram.com/turkeymozaik/

2. Röportajlar ve videolar:

Sivil Toplum için Destek Vakfı, hibe desteği sağladığı kuruluşları ve faaliyetlerini bağışçılarına ve diğer paydaşlarına tanıtmak amacıyla desteklenen kuruluşlarla yazılı röportajlar yapar. Genellikle 5 sorudan oluşan röportajlarda desteklenen kuruluşun çalışmaları, uzmanlık alanı, hibe verilen proje kapsamında hayata geçirilen faaliyetler ve hibenin kuruluşa katkısına dair bir değerlendirme içeren sorular yer alır. Röportajlar hibe sürecinde en fazla (biri hibe sürecinin başında, diğeri de sonlandıktan sonra) iki kez yapılır ve sorular ilgili sivil toplum kuruluşuna e-posta yoluyla yazılı olarak iletilir.

Hibe alan STK’ların röportaj sorularına karşılıklı olarak anlaşılan tarihte ve eksiksiz olarak cevap vermesi beklenir. Yanıtlarla birlikte, kurumun logosu ve desteklenen projelerden yüksek çözünürlüklü fotoğraflar ve (varsa) röportaja konu olan görsel malzemelerin de paylaşılması beklenir.

–   Röportaj cevapları Vakıf tarafından editöryel olarak düzenlenerek internet sitesine eklenir.
–   Hibe başlangıç ve/veya hibe sonu röportajlarına resmi bir dil kullanımı ile cevap verilmesi beklenmez.
–   Röportaj ile birlikte kullanılmak üzere Vakfın talep ettiği görsellerin yüksek kalitede ve yatay formatta olması tercih edilir.

Vakfın iletişim çalışmaları için desteklenen kurumlardan talep ettiği görsellerin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında paylaşım izninin alındığı kabul edilir. Bu konuda kişilerden izin alınmadıysa içinde kişilerin olmadığı ya da suratların görünmediği fotoğraflar paylaşılması beklenir.

Vakfın hibe programlarını tanıtmak amacıyla yapılan yayınlarında (video gibi) faydalanıcı kuruluşlara yer verilmesi beklenebilir. Böyle bir durumda, kuruluşların çalıştıkları hedef kitleye yönelik hassasiyetler de dikkate alınarak karşılıklı olarak anlaşılan koşullar ve çerçeve doğrultusunda faydalanıcı sivil toplum kuruluşların ilgili çalışmada yer alması ve katkı vermesi beklenir.

3. Çalışma ve saha ziyaretleri:

Sivil Toplum için Destek Vakfı, mevcut ve potansiyel bağışçılarının sivil toplum kuruluşlarını ve yaptıkları çalışmaları daha yakından tanıyabilmeleri amacıyla yıl içerisinde saha ve çalışma ziyaretleri düzenler.

Bu ziyaretlerin temel amacı bağışçılar ve sivil toplum kuruluşları arasında ilişkileri geliştirmek, bağışçıların destekledikleri kuruluşları daha yakından tanımalarına ve ilişki geliştirmelerine olanak sağlamak, Sivil Toplum için Destek Vakfı ve bağışçıları arasındaki güven ilişkisini güçlendirmek ve Vakfın çalışmalarını potansiyel bağışçılara tanıtmaktır.

Hibe desteği alan kuruluşların Sivil Toplum için Destek Vakfı tarafından düzenlenen çalışma ziyaretlerine katılarak ya da saha ziyaretlerine ev sahipliği yaparak Vakfın çalışmalarına destek olması beklenir. Çalışma veya saha ziyaretlerine katılan kuruluşların genel hatlarıyla kendini ve çalışmalarını tanıtması, Sivil Toplum için Destek Vakfı tarafından hibe verilen çalışmayla ilgili bilgi paylaşımında bulunması ve kendi uzmanlık alanına ilişkin mevcut durum ve gelişmeleri katılımcılarla paylaşması beklenir.

Sivil Toplum için Destek Vakfı, çalışma ve saha ziyaretlerini sivil toplum kuruluşlarının doğrudan kaynak geliştirebilecekleri etkinlikler olarak tasarlamamaktadır. Bu sebeple, ziyaretlere katılan ya da ev sahipliği yapan sivil toplum kuruluşlarının etkinlik sırasında kaynak geliştirme amaçlı bir çalışma yapmamaları talep edilir. Bununla birlikte, bu tür etkinliklerin bağışçıları harekete geçirmek ve kaynak yaratmak açısından olumlu sonuçları olduğu gözlemlenmektedir. Ziyarete katılan bağışçılar tarafında böyle bir talep oluşması durumunda, Sivil Toplum için Destek Vakfı sivil toplum kuruluşlarına gerekli yönlendirme ve bilgilendirmeleri sağlar.

4. Değerlendirme anketi:

Sivil Toplum için Destek Vakfı, sağladığı hibe desteklerin yarattığı etkiyi ve değişimi daha iyi anlayabilmek için – bazen hibe sürecinin başında ve sonunda olacak biçimde iki defa – bir değerlendirme anketi gönderir.

Anket sonuçları desteklenen sivil toplum kuruluşları açısından bir “başarı” ya da “başarısızlık” ölçütü olarak değil karşılıklı öğrenme alanlarını artırmak ve Vakfın hibe programlarını geliştirebilmek için yol gösteren bir içerik olarak değerlendirilir. Bu sebeple, anketi dolduracak kişinin hibeyle ilişkili süreçleri kurum nezdinde yakından takip eden biri olması ve ankette yer alan sorulara doğru, açık ve bilgi temelli cevap vermesi beklenir. Anket sonuçları – gizlilik ilkeleri doğrultusunda- yalnızca Sivil Toplum için Destek Vakfı ekibi, Yönetim Kurulu ve bağışçıları ile ortak bir değerlendirme yapmak amacıyla paylaşılır.

Hibe süreci sonunda, final raporunuz onaylandıktan sonra doldurmanızı rica ettiğimiz ankete buradan ulaşabilirsiniz.

III. RAPORLAR

Sivil Toplum için Destek Vakfı kendisine yapılan bağışların uygun biçimde kullanıldığını göstermek ve yapılan çalışmalar hakkında bilgi sağlamak amacıyla hazırladığı raporlardaki bilgileri derleyerek bağışçılarıyla paylaşır böylece bu raporlardaki bilgileri iletişim içeriği olarak kullanır. Hibe sürecinin bir parçası olarak desteklediğimiz kuruluşlar tarafından vakfımıza yapılan raporlamanın ve bağışçılarımıza sunduğumuz raporların birbirimizden öğrenmek, yapılan çalışmaları geliştirmek ve ilişkilerimizi güçlendirmek için önemli bir katkı sağladığına inanıyoruz.

1. Raporlama yaklaşımımız

a. Raporların formatı:

Bağışçılarımız bağışlarının hangi kuruluşlar tarafından, ne tür proje ve faaliyetler için kullanıldığını bilmek istiyor. Sivil toplum kuruluşları ise sahadaki çalışmalarına odaklanarak hibe sözleşmesi çerçevesinde üzerinde anlaşılan amaç ve faaliyetleri gerçekleştirirken kısıtlı zaman, emek ve finansman kullanarak odağını kaybetmeden çalışmaya devam etmeyi arzu ediyor. Küçük ve orta ölçekli sivil toplum kuruluşlarının az sayıda çalışanı olduğunun ve bu çalışanların raporlama için harcadıkları zamanın esas çalışmalarından uzaklaşmalarına neden olabildiğinin farkındayız.

Bu sebeple, kısa, kuruluşlara ve çalışanlarına ek yük getirmeyecek ancak bağışçıların merakını giderecek, güvenini tazeleyecek ve bilgi edinmelerini sağlayacak bir rapor formatı üzerinden çalışmayı önceliklendiriyoruz.

b. Rapordaki bilgilerin kullanılacağı mecralar:

Sivil toplum kuruluşlarının raporlarında paylaştığı bilgiler Vakfımızın kurulma amacını yerine getirdiğini gösteren temel kanıtlar olma niteliği taşıyor. Bizler bu bilgileri – bazı bilgilerin gizlilik esasları temelinde ele alınması gerektiğinin de bilinciyle – derleyip düzenleyerek Vakıf içindeki kurullarımızla ve bağışçılarımızla paylaşıyoruz. Ayrıca bu raporlardan derlenen bilgileri vakıfla ilgili haberlerimizde, bültenlerimizde ve diğer iletişim çalışmalarımızda kullanıyoruz. Son olarak bu raporlar sivil toplumu ve alanın ihtiyaçlarını daha yakından tanımamızı sağlayarak hibe başvuruları döneminde yararlandığımız ve başvurduğumuz bilgilere dönüşüyor.

c. Geri bildirim:

Desteklediğimiz sivil toplum kuruluşlarının raporları ile ilgili geri bildirim vermeyi ve görüşlerimizi paylaşmayı önemsiyoruz. Hibe verdiğimiz kuruluşların raporlarını ve raporlama sürecini bir öğrenme aracı olarak görüyor; sorularımız, fikirlerimiz, geri bildirimlerimizle bu sürece katkı sunmayı önceliklendiriyoruz. Bunun için desteklediğimiz kuruluşların raporları ile ilgili geri bildirim vermeyi ve iş birliğimizi derinleştirmek amacıyla görüşlerimizi açık şekilde paylaşmayı tercih ediyoruz.

2. Raporlama Formatımız

Yukarıdaki çerçevede raporları hazırlayan kişi(lerin) sorulara – kurumu adına ve kurumunun bilgisi dahilinde – doğru, açık ve samimi şekilde cevap vereceğine ve bu şekilde karşılıklı olarak öğrenmemize olanak sağlayacağına inanıyoruz.

İstisnalar dışında vakıf olarak, hibe verdiğimiz kuruluşlardan projeleri süresince iki kez (ara dönem ve final raporu) raporlama yapmalarını bekliyoruz. Ancak desteklenen çalışmayla bağlantılı bizlerin mutlaka bilmesi gereken gelişmeler olduğunda bu bilginin hemen paylaşılıyor olmasını da önemsiyoruz.

Ara dönem ve final raporlarının tarihleri desteklediğimiz kuruluşlarla imzaladığımız hibe sözleşmelerinde yer alıyor ve bu çerçevede gerçekleşiyor.

Kuruluşların yapacakları raporlamada destek aldıkları proje faaliyetlerine ilişkin özet bilgileri ve bütçedeki harcamalarını sunmalarını bekliyoruz.

Raporlamayla birlikte gerçekleşen faaliyetlerde çekilmiş yüksek çözünürlüklü fotoğrafları, kuruluşun logosunu ve varsa videoları paylaşmalarını da bekliyoruz.

Raporlamanın sözleşmede belirtilen tarihte yapılmasını önemsiyoruz. Raporlama ile ilgili gecikme yaşanmasının öngörüldüğü durumlarda, Sivil Toplum için Destek Vakfı ekibi ile görüşülerek yeni bir tarih belirlenmesine özen göstermenizi rica ediyoruz.

Raporlama sonucunda edinilen bilgileri değerlendirerek en fazla 15 gün içerisinde desteklediğimiz kuruluşlara geri bildirim veya onay vermeyi taahhüt ediyoruz. Geri bildirimlerimizi ve ek açıklama taleplerimizi raporlarınızı bağışçılarımız nezdinde daha anlaşılır hale getirmek amacıyla talep ediyoruz. Bu çerçevede, desteklediğimiz kuruluşların talep ettiğimiz ek bilgileri sağlamalarını ve/veya geri bildirimler doğrultusundaki değişiklikleri yapmalarını bekliyoruz.

Desteklediğimiz kuruluşların kaydettiği gelişmeler hakkında bilgi edinmek ve bu süreçteki öğrenimleri hakkında fikir sahibi olmak amacıyla aşağıdaki raporları talep ediyoruz.

a. Ara Dönem Raporu:

Sivil Toplum için Destek Vakfı olarak, bu raporda beyan edilen bilgiler doğrultusunda desteklenen projelerin gidişatı, bütçenin kullanımı, desteklenen kuruluşun çalıştığı alanda yaşanan gelişmeler hakkında bilgi edinmeyi amaçlıyoruz.

Hibelerin ikinci taksidini ara dönem raporunun onaylamasından sonra ödüyoruz.

Ara Dönem Raporu Soruları:
– Hibenin başlangıcından itibaren geçen zamanda başvuru metninde yer alan faaliyetlerden hangilerini gerçekleştirdiğiniz konusunda bilgi verir misiniz?
Örnek 1: X – Y tarihleri arasında Z şehrinde yapılan 5 günlük eğitime XY kişi katıldı. Eğitimin ana başlıkları A, B ve C konularıydı.
Örnek 2: Kurumumuzun finansal kapasitesini geliştirmek amacıyla işe aldığımız personel X – Y dönemlerinde 17 kurumsal ziyaret, 1 AB fonu başvurusu yaptı. Bu ziyaretler sonucunda Vakfın X çalışmalarına Y TL bağış harekete geçirildi. Ayrıca XY yılı faaliyet raporunu bağışçılarımızla paylaştık (bağlantıya buradan ulaşılabilir).
– Bu süreçte yapmayı planladığınız çalışmalar ve faaliyetler ile gerçekleştirebildikleriniz arasında bir fark oldu mu? Olduysa, bu farkın ne olduğu ve neden kaynaklandığı hakkında bilgi verir misiniz?
– Hibenin kalan döneminde yaklaşım ve faaliyetlerde bir değişiklik yapmayı öngörüyor musunuz? Evetse, nedenini ve yapmayı düşündüğünüz değişiklikleri anlatır mısınız?
– Hibenin başlangıcından itibaren bütçede yer alan harcamalardan hangilerini, ne oranda gerçekleştirdiniz? Lütfen bu bilgiyi üstünde mutabık kaldığımız bütçe üstünde göstererek açıklayın.
Hibenizin harcandığı hesap no’sunun dökümünü ekleyin.
Bu dönem hayata geçirdiğiniz faaliyetlerle ilgili fotolar, videolar, vb.

Ara dönem raporunu doldurmak için lütfen bu bağlantıyı kullanın:

b. Final Raporu:

Bu raporda gerçekleştirilen çalışmalar, bütçenin kullanımı, desteklenen kurumun ve hibenin çalışılan alana katkısı hakkında bilgi edinmeyi amaçlıyoruz.

Hibelerin son taksidini final raporunun onaylamasından sonra ödüyoruz.

Final Raporu Soruları:
– Hibe kapsamında (ara rapor dönemi dahil) gerçekleştirdiğiniz tüm faaliyetler hakkında bilgi verir misiniz?
Örnek 1: X – Y tarihleri arasında Z şehrinde yapılan 5 günlük eğitime XY kişi katıldı. Eğitimin ana başlıkları A, B ve C konularıydı.
Örnek 2: Kurumumuzun finansal kapasitesini geliştirmek amacıyla işe aldığımız personel X – Y dönemlerinde 17 kurumsal ziyaret, 1 AB fonu başvurusu yaptı. Bu ziyaretler sonucunda Vakfın X çalışmalarına Y TL bağış harekete geçirildi. Ayrıca XY yılı faaliyet raporunu bağışçılarımızla paylaştık (bağlantıya buradan ulaşılabilir).
– Ara dönem raporundan sonra faaliyetlerde değişiklik yapmanız gerekti mi? Gerektiyse, bu değişikliklerin sebepleri ve yapılan değişiklikler hakkında bilgi verir misiniz?
– Bu hibeyi kullanmanız sonucu çalıştığınız alanda, kurumunuzda ve/ya da hedef kitlenizde nasıl bir değişim yarattığını düşünüyorsunuz? Bu değişimi ortaya koyan örnekleri, ölçümleri ve somut verileri paylaşır mısınız?
Örnek 1: X – Y tarihleri arasında yaptığımız eğitim sonrası katılımcıların doldurduğu değerlendirme anketinin sonuçlarını da ekte ayrı bir dosya olarak bulabilirsiniz.
Örnek 2: Kaynak geliştirme için istihdamını sağladığımız personelin faaliyetleri sonucu kurumumuzun gelirleri Q TL olarak ve geçtiğimiz senenin aynı dönemiyle karşılaştırılınca %W artışla E TL olarak gerçekleşti.

– Tüm hibe sürecinde çalıştığınız alan, hedef kitleniz ve gerçekleştirdiğiniz faaliyetlerle ilgili kurumsal öğrenimlerinizi paylaşır mısınız?
– Geriye yönelik olarak düşündüğünüzde yaklaşımınız ve faaliyetlerinizde farklı yapmayı tercih edeceğiniz bir şey(ler) var mı? Varsa, ne(ler) olduğunu ve sebebini açıklar mısınız?
Bu çalışmayla ilgili önümüzdeki dönem yapmayı düşündükleriniz?
– Hibe süresince yapılan çalışmayı, çalışmanın etkisini, vb. iyi anlattığını düşündüğünüz bir anektod, olay, deneyim, vb. paylaşır mısınız?
Örnek 1: X eğitimindeki katılımcının doldurduğu değerlendirme formundan bir alıntı “Bu eğitim sonucu alanda neyi neden yapmamam gerektiğini kafamda daha iyi oluşturdum. Bu hem benim kişisel gelişim sürecim hem de ilişkide olduğum gençler nezdinde daha iyiyi arama yolculuğunda hep işime yarayacak.
Örnek 2: STDV’nin sağladığı bu hibe desteğiylebugüne kadar kaynak ve vakit ayırmadığımız bireysel bağışçı kitlemizi harekete geçirme çalışmalarımız düzene girdi. Böylece pandemi dönemi sonrasında hem kurumumuzun finansal sürdürülebilirliğini güvence altına almış olduk hem de bağışçı tabanımızı daha geniş bir tabana yayabildik.
– Hibe kapsamında yer alan harcamalardan hangilerini, ne oranda gerçekleştirdiğiniz konusunda bilgi verir misiniz? Lütfen bu bilgiyi üstünde mutabık kaldığımız bütçe üstünde göstererek açıklayın.
Hibenizin harcandığı hesap no’sunun dökümü.
Faaliyetlerinizi daha iyi anlayabilmemiz için eklemek istediğiniz fotoğraf, video, vb. dosyalar ve oluşturduğunuz diğer “ürünler” (rapor, rehber, vb.)

Final raporunu doldurmak için bu bağlantıyı kullanabilirsiniz.

Tecrübemiz üstünden raporlama konusunda altını çizmek istediğimiz konular:
– Gerçekleştirilen faaliyetlerin ilişkilerini de göz önünde bulundurarak raporun yazılması,
– Gerçekleşen faaliyetlerle ilgili mümkün olduğunca çok sayısal verilerin açıklanması (kaç etkinlik, kaç kişiye ulaşıldı, hangi tarihlerde gerçekleşti ve toplam süre nedir, vb.),
– Bu faaliyetler sonrasında ne olduğu/olacağı konusunda açıklama yapılması,
– Gerçekleştirilemeyen faaliyetlerin nedenleriyle birlikte yazılması,
– Değişiklik öngörülen faaliyetlerin güncellenmek istenilen haliyle açıklanması,
– Bu değişikliklerin bütçe üzerindeki etkisinin (değişen bütçe kalemleri) belirtilmesi,
– Yapılan işin kuruma ve kurumun hedef kitlesine etkisinin açıklanması.

IV. SÖZLEŞMENİN SONLANDIRIMASIYLA İLGİLİ DURUMLAR

Kurumunuz ile ilgili bir yolsuzluk, usulsüzlük iddiası ya da kurumunuz ile ilişkili bir taciz, vb. iddiası gündeme geldiğinde Vakfımız bu süreç ile ilgili iddiaları araştırmak ve mümkünse neticelendirmek üzere kurumsal olarak nasıl ele aldığınızla ilgilenmektedir.

Bu çerçevede bu tür iddialarla ilgili kurum içi hangi mekanizmaların işletildiği, konuyla ilişkili kişilerin kurumla ilişkisinin (ilgili süreç sonuçlanana kadar geçici de olsa) hangi düzeyde devam ettiği ve kurumsal açıdan yargıya intikal eden bir girişiminizin olup olmadığı gibi konuların açığa kavuşturulması gerekmektedir. Vakfımızın  bu ve benzer durumlarda beklentisi kurumunuzun şeffaf, bağımsız ve belirlenmiş bir süreç üstünden konuya yaklaşmasıdır.

Sizden gelen bilgilerin Vakfımızla kurumunuzun – hibe dahil – ilişkisini nasıl etkileyeceği, Vakfımızın Yönetim Kurulu’nda tartışılarak bir karara bağlanır.

V. KURUM İLETİŞİM BİLGİLERİ

Hibeler, bütçe ve raporlarla ilgili – Cengiz Kayhan / ckayhan@siviltoplumdestek.org
Röportajlar ve diğer iletişimle ilgili konular – Gülten Okçuoğlu / gokcuoglu@siviltoplumdestek.org